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はじめに：AIでビジネスメールを作る時代が来た
「毎日のメール作成、正直めんどくさい…」
「もっと早く、もっと丁寧にメールを作れたら…」
そんな悩みを持つ方にとって、今注目されているのが「AIを使ったビジネスメールの自動作成」です。
ChatGPTなどの生成AIを活用すれば、メール文を1から自分で考えなくても、自然で丁寧な文面を瞬時に提案してくれます。
この記事では、初心者向けに
- AIでビジネスメールを作成する方法
- どんなAIツールを使うべきか
- メリットと注意点
などをわかりやすく解説します。
1. AIでビジネスメールを作るとは？基本を解説
まずは「AIを使ってメールを作る」とはどういうことなのか、仕組みを簡単に説明しましょう。
● 生成AIとは？
生成AI（Generative AI）とは、テキストや画像などを自動的に“生成”するAIのこと。代表的な例がChatGPTです。
このようなAIに「どんなメールを作りたいか」を伝えると、それに応じた自然な文章を自動で作成してくれます。
● どんなメールを作れるの？
AIは、以下のようなさまざまなシーンでのメールを作成できます。
- お礼メール
- 提案メール
- 謝罪メール
- アポイント調整メール
- 採用・営業・社内連絡 など
2. AIを使ったビジネスメール作成の流れ
では、実際にどうやってAIを使えばいいのか、具体的なステップで解説します。
Step1：ツールを選ぶ
まずはAIツールを選びます。初心者におすすめなのは以下のようなツール：
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| ChatGPT | 多目的に使える・無料プランあり |
| Notion AI | メモ・ドキュメント作成と連携可能 |
| Microsoft Copilot | OutlookやWordとの連携が強力 |
| Bing Chat | Microsoft Edgeから簡単に使える |
| GrammarlyGO | 英文メールの添削・生成に特化 |
Step2：プロンプト（指示文）を考える
AIに「どんなメールを作ってほしいか」を伝える必要があります。これをプロンプトと呼びます。
例：
「新規取引先に送る丁寧な自己紹介メールを作成してください。会社名は〇〇株式会社、送信者は営業の田中です。」
ポイントは、「目的・相手・内容」の3要素を入れること！
Step3：AIがメール文を生成
AIが一瞬で文面を提案してくれます。必要に応じて以下のように指示を追加できます：
- 「もう少し丁寧に」
- 「カジュアルな表現で」
- 「敬語を使って」
- 「200文字以内にまとめて」
Step4：確認・調整してから送信
生成された文章はそのままコピペせず、一度チェックするのが鉄則です。
- 内容に誤りがないか
- トーンや言葉づかいが適切か
- 相手に失礼になっていないか
AIは非常に優秀ですが、完全ではありません。最終チェックは人間の役割です。
3. 実例で解説！AIによるビジネスメール生成例
以下に実際のプロンプトと生成文の例をご紹介します。
● プロンプト例1：初めての取引先に自己紹介
「はじめてメールを送る取引先に対して、丁寧な自己紹介メールを作成してください。会社名はABC株式会社、営業部の山田です。」
AIが生成したメール文
コピーする編集する件名：ご挨拶（ABC株式会社 山田）
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
ABC株式会社 営業部の山田と申します。
このたびは、お取引の機会をいただき誠にありがとうございます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながらメールにてご挨拶申し上げます。
● プロンプト例2：アポイントのお願い
「4月15日または16日に打ち合わせをお願いするメールを作ってください。相手は取引先の田中さんです。」
AIが生成したメール文
makefileコピーする編集する件名：打ち合わせのご相談（4月15日または16日）
〇〇株式会社
田中様
いつもお世話になっております。
ABC株式会社の山田です。
〇〇の件について、ご相談させていただきたく、
下記の候補日時にてお打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか。
【候補日時】
・4月15日（月）10:00〜
・4月16日（火）14:00〜
ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
4. AIを活用するメリットと注意点
● メリット
| メリット | 詳細 |
|---|---|
| 時間短縮 | 一瞬で下書きができる |
| 丁寧な表現 | 敬語やビジネスマナーも含めて作成 |
| 誤字脱字が少ない | 文法チェックも可能 |
| 発想の補助 | 書き方に迷ったときのヒントになる |
● 注意点
- そのまま送らないこと（内容の確認は必須）
- 業種や会社のルールに合わせる
- 機密情報は入力しない
- 表現がやや不自然なこともある
AIはあくまで「アシスタント」として活用することが大切です。
5. よくある質問（FAQ）
Q1. 無料で使えるAIはありますか？
→ ChatGPT（無料プラン）やBing AIなど、無料でも使えるツールは複数あります。ただし、高度な機能は有料プランが必要なことも。
Q2. 英文メールにも使える？
→ はい。AIは英文メールの作成・翻訳・添削にも対応しています。GrammarlyGOやChatGPTは英文にも強く、海外とのやり取りに便利です。
Q3. 社内での利用は問題ない？
→ 会社によってはAIツールの利用が制限されている場合もあるので、事前に確認しましょう。
まとめ：AIを活用して、メール作成をもっとスマートに！
AIは「文章をゼロから考える時間」を大幅にカットしてくれる強力な味方です。
最初は戸惑うかもしれませんが、慣れてくると
- 毎日のメール作成がラクになる
- 表現の幅が広がる
- 時間と集中力を他の業務に使える
など、さまざまなメリットを感じられるようになります。
ぜひ、あなたもAIメール作成を試してみてください！
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「AIメールテンプレート集」なども別記事で紹介していきますので、お楽しみに！
